Сроки хранения дел нотариуса

Легко найти: нотариальные архивы помогут в восстановлении документов

Сроки хранения дел нотариуса
07.09.2020

Бывают ситуации, когда человеку требуется документ, о существовании которого он мог даже не подозревать, но который понадобился ему сейчас. Например — подтвердить свое право на владение имуществом и, соответственно, на сделку с этим имуществом. Документ мог быть создан десятилетия назад и утерян владельцем по разным причинам.

А значит, необходимо найти второй экземпляр и получить его или его копию.

Если человек удостоверяет сделку у нотариуса, либо удостоверяет у него брачный договор или получает свидетельство о праве на наследство, он может быть уверен, что в любой момент сможет получить копию документа, сколько бы лет не прошло с момента обращения в нотариальную контору.

Востребованность документов из нотариальных архивов традиционно велика. Так, в 2019 году дубликаты архивных документов граждане и юридические лица запросили 65 385 раз, а за восемь месяцев 2020 года их было выдано 34 323. Иногда возможность обратиться к нотариусу за архивным документом буквально спасает сделку, которая была под угрозой срыва. 

Порой в государственных реестрах документы отсутствуют, либо быстро архивируются. Найти нужный документ в государственных архивах не всегда легко — потребуется сделать не один запрос, иногда — прождать довольно значительный срок.

Получить же документ из нотариального архива не составит труда. Так, обращение к архиву нотариуса, который работал в 50-е годы прошлого века, помогло семье Н. подтвердить свои права на дом и землю. Семья владела домом с 1955 года, но в 90-е годы бумаги были утеряны.

Никто об этом не беспокоился, пока в 2020 году дом не было решено продать. Оказалось, что для заключения сделки купли-продажи исходных документов и не хватает. Обратились в Росреестр, но там помочь не смогли и отправили в городской архив, но в какой именно, уточнить не смогли.

Писать запросы во все возможные архивы у Н. просто не было времени. Сделка оказалась под угрозой. 

К счастью, бабушка Н. вспомнила фамилию нотариуса, у которого в 1955 году были удостоверены документы. Н.

обратились в нотариальную палату, где им подсказали, у какого именно нотариуса сейчас хранится архив той самой нотариальной конторы, где когда-то оформлялись документы на дом и землю. Н. обратились к нотариусу и получили копию архивного документа.

Ведь все бумаги по сделкам с недвижимостью и ряду других сделок, так же, как и, например, брачные договоры и наследственные дела, не имеют срока давности хранения — они должны оставаться в нотариальных архивах бессрочно. 

Для поиска документа достаточно знать фамилию нотариуса, у которого удостоверялась сделка. В случае с документами по наследственному делу, розыск можно также вести по фамилии наследодателя и адресу его регистрации на момент смерти. 

Нотариальные архивные документы не потеряются даже в том случае, если нотариус, хранящий архив, сложил свои полномочия.

Его архив, так же, как и архивы бывших нотариальных госконтор, передаются территориальными органами Минюста России по согласованию с нотариальной палатой на ответственное хранение нотариусам, которые могут обеспечить возможности содержания архива, соответствующие нормативным требованиям. Приказы Минюста находятся в общем доступе, то есть всегда можно увидеть, у кого хранится архив того или иного нотариуса.

Также очень важно отметить, что хранение архивов обеспечивается нотариусами за собственный счет. Получение копий документов или архивных справок из нотариального архива — отдельное нотариальное действие.

Следует учитывать, что если архив одного нотариуса находится на ответственном хранении у другого, тот нотариус, который выдает документ из архива, не несет ответственности за его содержание, так как не он его удостоверял. 

С началом работы созданной Федеральной нотариальной палатой Единой информационной системы (ЕИС) нотариата в 2014 году началось формирование общего цифрового архива нотариальных документов — все нотариальные действия вносятся в Единую информационную систему.

Таким образом, даже если бумажная версия документа будет подделана мошенниками, благодаря ЕИС нотариата это будет выявлено. Одного запроса от государственного органа или регистратора будет достаточно, чтобы быстро установить факт подделки.

Такая оперативность стала возможна благодаря тому, что ЕИС нотариата подключена к Системе межведомственного электронного взаимодействия. Если фальшивка попадает к нотариусу, она также сразу выявляется.

Каждый нотариус имеет возможность проверить предоставленный ему нотариально удостоверенный документ с помощью Единой информационной системы нотариата и установить его подлинность. 

Чаще всего граждане обращаются к архивным нотариальным документам, если речь идет о сделках с недвижимостью, либо о наследственных делах для того, чтобы подтвердить свои права на владение тем или иным имуществом (дом, земля, в частных случаях — предметы искусства или фамильные ювелирные украшения). Если же сделка заключалась без нотариуса или имело место фактическое вступление в наследство (без открытия наследственного дела в нотариальной конторе), то с поиском документов в других архивах могут возникнуть сложности. 

Ирина О. фактически приняла наследство после смерти бабушки в 1988 году. Она была прописана в ее квартире, других наследников не было, поэтому девушка к нотариусу не обращалась. Вступила в кооператив, в котором состояла до этого ее бабушка, и начала владеть недвижимостью. Позже, уже после замужества, она продала квартиру, и они с мужем купили другую — побольше. 

Сейчас у Ирины идет суд по разделу имущества супругов. Ее попросили предоставить документы о том, что она владела недвижимостью до замужества, то есть новая квартира была куплена на средства от продажи недвижимости, полученной до брака. Но оказалось, что найти такие документы очень непросто. В БТИ хранится архив только с 1994 года. Ирину отправили в городской архив.

Но в какой именно — подсказать не смогли, потому что не владеют такой информацией. Ирина вынуждена рассылать запросы по всем известным архивам, чтобы доказать, что бабушкина квартира в конце восьмидесятых перешла к ней. Ирина очень жалеет, что в свое время не открыла наследственное дело и не получила свидетельство о наследстве.

Ведь в нотариальном архиве найти эти документы не составило бы труда. 

Скоро получение архивных нотариальных документов может стать для граждан еще проще и удобнее. Правительством Российской Федерации в Государственную Думу внесен законопроект о формировании архивов нотариальных документов.

Положениями законопроекта предполагается, что нотариальные палаты каждого субъекта РФ создадут централизованные архивы, куда по истечении установленных сроков хранения будут поступать документы от всех нотариусов данного региона.

Если законопроект будет одобрен, формирование и содержание нотариальных архивов также будет финансироваться за счет самого нотариата, только уже нотариальными палатами вместо отдельных нотариусов. На данный момент нотариусам приходится затрачивать значительные средства на содержание архивов.

Также законопроектом регламентирован порядок выдачи копий нотариальных документов из нотариального архива и архивных справок. Чтобы получить какой-либо документ или архивную справку, граждане и юридические лица должны будут обратиться в нотариальную палату региона, а не к отдельному нотариусу.

Источник: https://notariat.ru/ru-ru/news/legko-najti-notarialnye-arhivy-pomogut-v-vosstanovlenii-dokumentov

Хранение документов у нотариуса: для чего нужна данная услуга?

Сроки хранения дел нотариуса
Сейф нотариальной конторы является местом, где лучше хранить документы, которые важны и значимы для владельца. К ним относятся долговые расписки, завещание, вещественные доказательства, оригиналы договоров и другие письменные свидетельства.

Сколько времени нужно хранить документы

Требования к срокам, в течение которых нельзя уничтожать документальные

свидетельства, регулируется положениями ГК РФ (ст. 196), Законом о защите прав потребителей, Приказом Минкультуры № 558 от 25.08.2010 г. с Перечнем типовых управленческих архивов и другими законодательными актами. В отношении документов для физических и юридических лиц установлены различные сроки хранения:

  • товарные чеки и этикетки – 2 недели;
  • квитанции ЖКХ, исходя из срока исковой давности – 3 года;
  • выписка из регистрационной книги нотариуса при удостоверении сделки с недвижимостью – 1 месяц;
  • 3 месяца для чеков по эквайрингу с последующей передачей в архив;
  • трудовые договоры и личные дела работников – 75 лет для сотрудников, оформленных до 2003 г., 50 лет – для зачисленных на работе после 2003 г.;
  • договоры об оказании услуг – 5 лет;
  • налоговые декларации – не менее 5 лет;
  • банковские выписки ООО – 5 лет;
  • договоры с контрагентами – 5 лет с момента окончания срока действия.

При оплате коммунальных услуг онлайн следует распечатывать платежные поручения или сохранять их электронные версии в отдельной папке компьютера. Длительный срок хранения личных дел и соглашений с работниками объясняется востребованностью данных при восстановлении трудовых книжек и начислении пенсии. Архив предприятия является местом, где можно хранить документы субъектам хозяйственной деятельности. Перед помещением письменных свидетельств составляется опись, перед утилизацией – акт об уничтожении. Допустима оцифровка архива – перевод бумажных носителей в электронный вид.

Хранение документов у нотариуса

Ряд письменных свидетельств нужно хранить вечно – паспорта, свидетельства о рождении, браке или разводе, правоустанавливающие документы на недвижимость, завещание и другие. Деятельность нотариальных работников по принятию документов на хранение у физических и юридических лиц регулируется ст. 97, 98 Основ законодательства о нотариате.

При оформлении на хранение документов нотариусом составляется договор об оказании услуг, опись с названием, количеством страниц и описанием физического состояния письменных источников. В сейфовое хранилище также принимаются графические изображения (фотографии, рисунки), аудио- и видеозаписи на различных носителях. Под ответственность нотариуса передаются:

  • выданные государственными органами справки, свидетельства, дипломы, выписки;
  • личные документы граждан, долговые расписки, чертежи, патенты, рукописи и пр.;
  • письменные и иные свидетельства юридических лиц, востребованные при решении хозяйственных споров на предприятиях.

Не принимаются документы, содержащие государственную или коммерческую тайну.

Бумажные и другие носители вкладываются в пакет, который опечатывается. На нем проставляется дата, срок хранения по договору. Нотариусы принимают запечатанные клиентами конверты с неизвестным содержимым.

В этом случае владельцу пакета также выдается нотариальное свидетельство Ф-22 о передаче документов, а при его предъявлении происходит возврат письменных и других свидетельств собственнику.

При принятии документов на хранение по описи нотариус помещает принятые документы в отдельный пакет, который опечатывается и подписывается только нотариусом.

Если документы принимаются нотариусом на хранение без описи, то они по его усмотрению могут быть помещены в отдельный пакет, который будет подписан и опечатан нотариусом.

В случае принятия документов на хранение по описи нотариус несет ответственность за их сохранность. Отличительной особенностью принятия документов на хранение без описи является то, что нотариус в этом случае несет ответственность лишь за сохранность упаковки передаваемых документов.

В подтверждение принятия на хранение документов нотариус выдаст сдавшему их лицу свидетельство по форме, утвержденной Минюстом России, следующего содержания.

Второй экземпляр выдаваемого нотариусом свидетельства о принятии документов на хранение остается в нотариальном деле.

Принятые на хранение документы подлежат возврату по окончании срока хранения либо ранее при наличии соответствующего заявления сдавшего их лица или вступившего в законную силу судебного решения.

Документы выдаются нотариусом:

  • – лицу, сдавшему документы на хранение;
  • – лицу, уполномоченному действовать от имени лица, сдавшего документы;
  • – лицу, указанному в судебном решении.

Принятые документы могут быть выданы нотариусом лицу, сдавшему их, или уполномоченному лицу по предъявлении ими свидетельства о принятии документов на хранение и описи принятых на хранение документов, если документы передавались без упаковки.

Если документы выдаются в соответствии с судебным решением, предъявление свидетельства о принятии документов на хранение и их описи не требуется, но в обязательном порядке должна быть предъявлена копия вступившего в законную силу судебного решения.

Прежде чем выдать находившиеся на хранении документы нотариус помимо общих совершаемых действий сличает предъявленное ему свидетельство и опись со свидетельством и описью, находящимися у него в нотариальном деле.

В случае предъявления нотариусу копии судебного решения он сличает содержащуюся в этом решении информацию с содержанием материалов соответствующего нотариального дела.

Документы могут быть выданы только при отсутствии каких-либо расхождений между этими документами, а также при отсутствии у нотариуса сомнений в отношении личности обратившегося и его полномочий.

ЕСЛИ НАШ МАТЕРИАЛ БЫЛ ВАМ ИНТЕРЕСЕН, ОЦЕНИТЕ ЕГО, НАЖАВ ПАЛЕЦ ВВЕРХ!!!

ПОДПИСЫВАЙТЕСЬНА НАШ КАНАЛ, ЧТОБЫ НЕ ПРОПУСТИТЬ САМОЕ ИНТЕРЕСНОЕ!

ПОДЕЛИТЕСЬ ЭТОЙ ИНФОРМАЦИЕЙ С ДРУЗЬЯМИ В СОЦСЕТЯХ!

Источник: https://zen.yandex.ru/media/id/5e51f0ba11638a2a18c14a36/hranenie-dokumentov-u-notariusa-dlia-chego-nujna-dannaia-usluga-5f4730debde1b7679f2df2d7

Законодательная база Российской Федерации

Сроки хранения дел нотариуса

  • ПРИКАЗ Минюста РСФСР от 19.08.76 N 32 “ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ГОСУДАРСТВЕННЫХ НОТАРИАЛЬНЫХ КОНТОРАХ РСФСР”

6. ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ В НОТАРИАЛЬНОЙ КОНТОРЕ И ПОДГОТОВКА ИХ К ПОСЛЕДУЮЩЕМУ ХРАНЕНИЮ В ГОСУДАРСТВЕННОМ АРХИВЕ

6.1. Нотариальные документы-свидетельства, договоры и другие документы, на основании которых они совершены, а также реестры и книги учета до сдачи в государственные архивы хранятся в государственной нотариальной конторе в течение 10 лет.

6.2. Реестры, наследственные дела, наряды текущего делопроизводства и законченные производством до сдачи в архив или на уничтожение должны храниться в закрывающихся шкафах, предохраняющих документы от пыли, воздействия солнечного света, и в условиях, обеспечивающих их сохранность.

6.3.

Учет и хранение документов производится в порядке, установленном Основными правилами постановки документальной части делопроизводства и работы архивов учреждений, организаций и предприятий СССР, одобренными Главным архивным управлением при Совете Министров СССР, и указаниями о сроках хранения документальных материалов судов, нотариальных контор и других учреждений юстиции, утверждаемыми Министерством юстиции СССР и Главным архивным управлением при Совете Министров СССР.

6.4. Изъятие и выдача каких-либо документов из дел (нарядов) не разрешается.

В исключительных случаях (по требованию суда, прокуратуры, органов следствия и дознания в связи с находящимися в их производстве уголовными или гражданскими делами) такое изъятие производится с разрешения старшего нотариуса с обязательным оставлением заверенной копии изъятого документа, протокола выемки или запроса суда.

Кроме того, в случаях, предусмотренных в п.37 Инструкции Министерства юстиции РСФСР о порядке совершения нотариальных действий государственными нотариальными конторами РСФСР, может быть возвращен продавцу (дарителю) правоустанавливающий документ (или его дубликат), имевшийся у него до заключения расторгаемого договора об отчуждении имущества.

6.5. Справки о совершенных нотариальных действиях и документы выдаются с соблюдением требований ст.8 Закона РСФСР о государственном нотариате.

6.6.

По окончании года должностным лицом, отвечающим за делопроизводство в нотариальной конторе, производится подготовка дел для архивного хранения: уточняется систематизация документов в делах (при необходимости дела переформировываются), производится оформление дел (нарядов), дела постоянного и долговременного хранения заключаются в твердую обложку, документы перекладываются в хронологическом порядке и прошиваются прочной ниткой в 3-4 прокола. Листы дел нумеруются. Нумерация листов производится в правом верхнем углу каждого листа документа простым карандашом. Если на листах ранее уже имелась нумерация, не совпадающая с новой, то прежние номера зачеркиваются простым карандашом, а новый номер ставится рядом.

6.7. В конце наряда на отдельном чистом листе делается заверительная надпись по следующей форме: “В деле (наряде) прошито и пронумеровано 5 (пять) листов. Ответственный за архив – подпись, дата”.

6.8. Обложки дел (нарядов) оформляются в соответствии с номенклатурой и ГОСТом 17914-72 (прил.1, форма N 8). Заголовок на обложку дела (наряда) переносится из номенклатуры дел. На обложке указывается также год его образования в делопроизводстве нотариальной конторы.

Количество листов в деле (наряде) указывается цифрами на основании данных заверительной надписи.

Надписи на обложках дел (нарядов) постоянного хранения следует производить четко, светостойкими чернилами или тушью.

6.9. На дела постоянного хранения составляются описи. Опись состоит из годовых разделов и представляет собой перечень заголовков дел (нарядов) с включением необходимых сведений о их составе и содержании.

Опись составляется в 4-х экземплярах по формам, предусмотренным Основными положениями Единой государственной системы делопроизводства (прил.1, формы NN 9, 10), ведется до пятизначного номера и заканчивается по согласованию с соответствующим архивным учреждением.

6.10. Одновременно с подготовкой документов на хранение производится отбор документов, подлежащих уничтожению.

Отбор документов для уничтожения оформляется актом (прил.1, форма N 11).

6.11. В ходе подготовки документов к последующему хранению в государственном архиве производится экспертиза научной и практической ценности документов и решается вопрос об отборе их для последующего хранения или уничтожения.

Экспертиза ценности документов и отбор архивных материалов для хранения и уничтожения осуществляется постоянно действующей в нотариальной конторе экспертной комиссией, которая назначается приказом министра юстиции автономной республики или начальника отдела юстиции исполнительного комитета краевого, областного, Московского и Ленинградского городских Советов депутатов трудящихся в составе 3-х человек.

6.12. Экспертная комиссия свою работу организует в соответствии с утвержденным о ней положением.

При отборе документов на постоянное хранение в государственном архиве и уничтожение экспертная комиссия руководствуется действующими правилами и инструкциями Главного архивного управления при Совете Министров СССР по организации работы с документами, перечнями и номенклатурами дел и соответствующими указаниями Министерств юстиции СССР и РСФСР.

6.13. В соответствии с утвержденными описями нотариальная контора обязана в установленный срок сдать в государственный архив внесенные в опись дела (наряды).

6.14. Уничтожение документов производится после того, как описи на дела постоянного хранения утверждены архивным учреждением.

6.15. По всем неясным вопросам, связанным с оформлением дел (нарядов), подлежащих передаче на хранение в государственный архив, необходимо консультироваться с работниками соответствующего архива.

Отдел нотариата
Министерства юстиции РСФСР

  • ПРИКАЗ Минюста РСФСР от 19.08.76 N 32 “ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ГОСУДАРСТВЕННЫХ НОТАРИАЛЬНЫХ КОНТОРАХ РСФСР”

Источник: https://zakonbase.ru/content/part/393342

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.